Commentaire (* = requis)

L’importance des évènements qu’ils relatent, la force probante qui y est attachée, imposent de soumettre la rédaction des actes de l’état civil à des règles précises qui sont rigoureusement sanctionnées.

I - Présentation matérielle des actes

Cela concerne la rédaction des actes et leur disposition dans les différents registres.

A - Rédaction des actes

Les actes doivent être établis en respectant les règles de forme précisées par l’article 6 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil et par les numéros 88 à 132 de l'IGREC.

1. Personnes intervenant à l’établissement des actes

Ce sont l’officier de l’état civil, les déclarants et les témoins.

a) Officiers de l’état civil

Les actes de l'état civil sont établis par les officiers de l'état civil. Ces derniers exercent leurs fonctions sous le contrôle du procureur de la République (art. 34-1 du code civil).

Cette qualité est reconnue au maire etaux adjoints ; le maire peut déléguer cette compétence à des conseillers municipaux, voire à des fonctionnaires municipaux. Sa présence étant nécessaire pour conférer à l’acte la force probante authentique, l’officier de l’état civil doit recevoir en personne les déclarations des parties ou des déclarants.

L’officier de l’état civil appelé à recevoir un acte est tenu aux obligations suivantes :

- il doit, en principe, recevoir l’acte à la maison commune. Néanmoins, en cas d’empêchement grave ou de péril imminent de mort, l’officier de l’état civil peut recevoir tout acte au domicile ou à la résidence des parties, bien que cette possibilité n’ait été expressément prévue par la loi qu’en ce qui concerne le mariage (art. 75 du code civil) ;
- il ne peut intervenir à un autre titre dans un acte qu’il établit. Ainsi, il y a incompatibilité entre la célébration d’un mariage par un officier de l’état civil et sa participation au même mariage en qualité de témoin ou d’ascendant donnant à son descendant mineur le consentement requis par la loi ;
- il ne doit consigner dans les actes que ce qui doit être déclaré par les comparants (art. 35 du code civil) ;
- il ne peut refuser de dresser un acte prévu par la loi ;
- il ne peut dresser d’office un acte de l’état civil. S’il apprend qu’une naissance ou qu’un décès ne lui a pas été déclaré, il en informe le procureur de la République qui pourvoit à ce que les faits soient constatés ;
- il appartient à l’officier de l’état civil, en raison du caractère authentique attaché à l’acte, d’inviter les personnes concernées à justifier de leur identité afin d’éviter le risque d’erreur dans la rédaction de celui-ci ;
- il doit donner lecture des actes aux parties comparantes, ou à leur fondé de procuration, et aux témoins et les inviter à en prendre directement connaissance avant de les signer (art. 38 du code civil) ;
- il doit refuser son concours lorsque le caractère illicite, mensonger ou frauduleux de l’acte qu’on lui demande de dresserest révélé.

b) Déclarants

Ils interviennent à l’acte en qualité de parties ou de déclarants.

Les parties sont les personnes directement intéressées à l’acte dont l’expression de volonté est nécessaire pour créer l’état nouveau que l’acte a pour objet de constater. Ainsi, dans l’acte de mariage, les parties sont les futurs époux, les parents, les aïeux ou le conseil de famille lorsque le consentement de ces derniers est nécessaire.

Les déclarants sont ceux que la loi oblige ou autorise à faire connaître à l’officier de l’état civil les faits dont il doit être dressé acte. Dans l’acte de naissance, le déclarant est l’une des personnes énumérées à l’article 56 du code civil et dans l’acte de décès, l’une de celles indiquées à l’article 78 du même code. Dans l’acte de mariage et l’acte de reconnaissance, les parties sont également les déclarants.

Les déclarants peuvent, en règle générale, se faire représenter, mais cette faculté n’est pas reconnue aux futurs époux, dont la présence à l’acte est nécessaire. Les déclarants sont tenus de faire des déclarations sincères. Ils sont passibles des peines du faux en écriture authentique (art. 441-4, al. 1^er du code pénal).

c) Témoins

Leur présence a pour objet de certifier l’identité des déclarants et la conformité de l’acte avec leurs déclarations. Les témoins ne sont requis aujourd’hui qu’à l’occasion des actes de mariage. Les témoins sont au minimum 2, et au maximum 4. Ils doivent être âgés de 18 ans au moins. Ils peuvent être parents ou autres, sans distinction de sexe.

2. Langue des actes

Les actes de l'état civil, actes authentiques par nature, doivent être rédigés en français. L'utilisation d'une langue régionale ou d'une langue étrangère est interdite. Cette obligation est fondée sur l’alinéa 1^er de l'article 12 de la Constitution, selon lequel la langue de la République est le français.

L'alphabet utilisé est l'alphabet romain. L'utilisation de caractères d'écriture appartenant à d'autres systèmes d'écriture que cet alphabet utilisé en France est interdite (alphabet cyrillique, idéogrammes, etc.). 

Les noms doivent être inscrits en lettres majuscules. Le nom des personnes étrangères inscrit dans l'acte doit respecter l'orthographe originale, quand bien même sa prononciation selon la phonétique française serait difficile ou impossible.

3. Ecriture des actes

Le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 précise les points suivants.

Les actes de l'état civil sont inscrits sur des feuilles mobiles tenues en double exemplaire qui sont ensuite reliées en registre. Ils peuvent également être inscrits directement sur des registres déjà reliés, établis en double exemplaire (art. 3).

Les feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil sont numérotées. Elles sont utilisées dans l'ordre de leur numérotation (art. 4).

Les actes de l'état civil sont établis selon des procédés manuels ou informatisés. Toutefois, la signature de ces actes est toujours manuscrite (art. 5).

Date de l’établissement de l’acte

Les actes de l'état civil sont numérotés et dressés sans délai, à la suite les uns des autres. Des espaces suffisants sont réservés pour l'apposition ultérieure des mentions. Lorsqu'il n'existe plus d'espaces suffisants, la mention est apposée sur les pages laissées vierges en fin de registres et réservées à cet effet ; dans ce cas, une inscription sommaire est opérée sur l'acte.

Les ratures et les renvois faits au moment de l'établissement de l'acte et avant toute signature de celui-ci sont approuvés et signés de la même manière que le corps de l'acte.

Les abréviations et acronymes ne sont pas autorisés hors les cas où la loi ou les règlements en admettent le principe. Le jour, le mois, l'année et l'heure de la naissance, de la reconnaissance, du mariage, du décès ou de l'accouchement d'un enfant sans vie, que l'acte constate, sont écrits en lettres. Le jour et l'année de naissance des personnes mentionnées dans les actes sont écrits en chiffres.

Le nom de la commune déléguée et celui de la commune nouvelle sont, le cas échéant, précisés pour chaque lieu et domicile figurant dans les actes (art. 6).

Pièces annexes

Les pièces ayant permis d'établir un acte de l'état civil, les pièces constituant le dossier de mariage ainsi que les procurations qui doivent demeurer annexées aux actes de l'état civil sont déposées en fin d'année, selon le cas, au greffe du tribunal judiciaire dans le ressort duquel est située la commune ou aux archives dépendant du ministère des affaires étrangères (art. 7).

Mentions en marge

Les mentions des actes de l'état civil apposées en marge d'autres actes de l'état civil énoncent la nature, la date et le lieu de l'événement qui a fait l'objet de l'acte mentionné ainsi que les principales énonciations de celui-ci. Elles énoncent également la date et le lieu de transcription ainsi que les références de l'acte lorsque celui-ci est détenu par le service central d'état civil du ministère des affaires étrangères.

Les mentions marginales relatives à un acte reçu, enregistré ou déposé par un notaire comprennent, en outre, le nom, la qualité de l'auteur de l'acte, le lieu et le numéro « CRPCEN » de l'office notarial.

Les mentions marginales des décisions judiciaires et administratives énoncent la nature, l'objet et la date de la décision ainsi que la désignation de l'autorité dont elle émane.

Toute mention marginale énonce, en outre, la date de son apposition ainsi que la qualité de l'officier de l'état civil qui a procédé à la mise à jour et, lorsqu'elle est manuscrite, signé la mention. La mention apposée en marge des actes détenus par les autorités diplomatiques et consulaires françaises et par le service central d'état civil énonce également le lieu d'apposition.

Les mentions et les instructions aux fins de mention sont transmises à l'officier de l'état civil par courrier ou par voie dématérialisée par l'intermédiaire de la plate-forme de routage dédiée aux échanges de données de l'état civil prévue à l'article 43 et dans des conditions fixées par arrêté du garde des sceaux, ministre de la justice (art. 8). 

B - Dispositions des actes dans le registre

1. Position de l'acte sur la page

Les actes sont inscrits les uns à la suite des autres, en réservant des espaces suffisants pour l'apposition ultérieure des mentions, correspondant approximativement à une demi-page de format 21x29,7 (format A4) sur les registres de naissances, et à un tiers de page pour les registres des mariages. Les actes de l'état civil peuvent être dressés selon un modèle formulaire, comme le fait le service central du ministère des Affaires étrangères depuis plusieurs années, pour ses actes d'état civil.

2. Page rendue inutilisable

Les actes devant être dressés les uns à la suite des autres sur des feuillets de registre numérotés selon une série continue, l'officier de l'état civil n'est pas autorisé à détruire ou à retirer du registre une page devenue inutilisable à la suite d'une erreur ou d'une mauvaise manipulation.

3. Rectification d'une erreur dans le texte de l'acte

L'officier de l'état civil est autorisé à corriger les erreurs et les omissions figurant dans le corps de l'acte s'il ne l'a pas déjà signé, lui conférant ainsi son caractère authentique, et lorsque les témoins ou déclarants sont encore présents.

Une fois signé, et en application de l’article 99-1 du code civil tel que modifié par la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de justice du XXI^e siècle, l'officier de l'état civil peut désormais rectifier les erreurs ou omissions purement matérielles entachant les énonciations et mentions apposées en marge des actes de l'état civil dont il est dépositaire et dont la liste est fixée par le code de procédure civile.

Si l'erreur entache d'autres actes de l'état civil, l'officier de l'état civil saisi procède ou fait procéder à leur rectification lorsqu'il n'est pas dépositaire de l'acte. Les modalités de cette rectification sont précisées au même code.

Le procureur de la République territorialement compétent peut toujours faire procéder à la rectification administrative des erreurs et omissions purement matérielles des actes de l'état civil ; à cet effet, il donne directement les instructions utiles aux dépositaires des registres de l'acte erroné ainsi qu'à ceux qui détiennent les autres actes entachés par la même erreur.

Le défaut de signature peut être réparé après coup (IGREC, n^os 166 et 167).

Le grattage, la surcharge, le lavage ou l'utilisation de liquide correcteur sont prohibés, car ces méthodes sont assimilables à une altération de l'acte.

4. Ratures

S’il veut supprimer des mots inexacts ou en trop, l'officier de l'état civil doit numéroter chacun d'eux, les rayer et mentionner en regard, dans la marge ou à la fin de l'acte, le nombre de mots : « Approuvé la rature de... mot(s) nuls ». Cette mention doit être approuvée et signée par toutes les personnes invitées à signer l'acte dans les formes précisées plus bas.

5. Renvois

Quand il s'agit d'ajouter des mots omis, ou de remplacer des mots raturés par un ou plusieurs mots, l'officier de l'état civil intercale à l'endroit voulu un signe de renvoi, indiquant qu'il doit être inséré d'autres mots, portés en marge ou à la fin de l'acte où apparaît le même signe. Le renvoi doit aussi être approuvé et signé par l'officier de l'état civil et toutes les personnes appelées à signer l'acte.

6. Prohibition des espaces vierges au sein du texte

Tout espace non occupé par l'écriture dans le corps du texte doit être rempli par des traits ou des signes afin d’éviter l'insertion frauduleuse d'indications postérieurement à l'apposition des signatures.

7. Numéro d'ordre

Tout acte de l’état civil reçoit un numéro d'ordre, affecté du commencement à la fin de l'année, qui sera reporté dans les tables annuelles et décennales. Ces numéros se suivent, chaque registre ouvert en cours d'année prenant la suite de la numérotation du registre précédent.

8. Analyse marginale

L’analyse marginale est un instrument destiné à simplifier le travail de recherche et d'analyse de l'acte original par l'officier de l'état civil appelé à en délivrer des copies ou des extraits. Ses indications ne doivent pas entrer en contradiction avec le contenu de l'acte.

L’analyse marginale est placée en titre à hauteur du numéro d'ordre, en exergue du texte même de l'acte. Elle reprend le nom et le(s) prénom(s) de la personne ou, pour l'acte de mariage, des personnes concernées par l'acte (sauf dans quelques registres anciens, où les prénoms ne figurent pas dans l'analyse marginale).

Les indications telles que « fille », « garçon », « célibataire », « divorcé »... en titre des actes de mariage, ou le sexe de l'enfant et celles sur le caractère légitime ou naturel de l'enfant sont interdites.

II - Enonciations obligatoires

L'article 34 du code civil précise les énonciations qui doivent figurer dans tous les actes de l'état civil.

Les actes de l'état civil énonceront l'année, le jour et l'heure où ils seront reçus, les prénoms et nom de l'officier de l'état civil, les prénoms, noms, professions et domiciles de tous ceux qui y seront dénommés.

Les dates et lieux de naissance des parents dans les actes de naissance et de reconnaissance, de l'enfant dans les actes de reconnaissance, des époux dans les actes de mariage, du décédé dans les actes de décès, seront indiqués lorsqu'ils seront connus. Dans le cas contraire, l'âge desdites personnes sera désigné par leur nombre d'années, comme le sera, dans tous les cas, l'âge des déclarants. En ce qui concerne les témoins, leur qualité de majeur sera seule indiquée.

Ne peuvent être insérées dans l'acte des indications discriminatoires relatives à l'origine, à la race ou à la religion d'une personne.

Le titre et le grade ne sont portés dans l'acte que pour autant qu'ils permettent de désigner la profession exercée (ex. : « docteur en médecine »).

La mention des décorations et grades militaires dans l'acte doit être expressément demandée par toutes les personnes nommées dans l'acte (officier de l'état civil, partie, déclarant ou témoin), lesquelles doivent être en mesure de produire un document officiel justifiant de leur qualité de titulaire d'une décoration.

Seules peuvent être mentionnées, à la suite du nom patronymique, les décorations suivantes, dans l'ordre subséquent au cas où une personne serait titulaire de plusieurs d'entre elles :

- « chevalier », « officier », etc. (suivant le grade) de la légion d'Honneur ;
- « compagnon de la libération » ;
- « chevalier», « officier », etc. (suivant le grade) de l'ordre national du Mérite ;
- « décoré de la Croix de guerre 1914-1918 » ;
- « décoré de la Croix de guerre 1939-1945 » ;
- « décoré de la Croix de guerre des théâtres d'opérations extérieures » ;
- « décoré de la Croix de la valeur militaire » ;
- « médaillé de la résistance française ».

Les autres décorations, tant françaises qu'étrangères, ne donnent pas lieu à mention dans l'acte de l'état civil.

La mention « Mort pour la France » doit figurer dans tous les actes où cette personne est dénommée, postérieurement à son attribution par le ministère chargé des anciens combattants, en particulier dans l'acte de mariage de ses enfants.

La mention « Mort en déportation » doit figurer dans l'acte de décès de l'intéressé et, éventuellement, dans la transcription de cet acte.

La mention « Victime du terrorisme » figure dans l'acte de décès sur décision du ministre de la Justice prise avec l’accord des ayants droit (loi n° 2012-1432 du 21 décembre 2012 relative à la sécurité et à la lutte contre le terrorisme et circulaire n° JUSC1412888C du 23 juillet 2014 relative à l’état civil).

Titres nobiliaires. Les titres nobiliaires peuvent être insérés dans les actes de l'état civil, immédiatement après le nom patronymique dont ils constituent l'accessoire, à condition d’en justifier la possession à l'officier de l'état civil. La preuve de ce droit au titre diffère selon qu'il s'agit de titres français ou de titres étrangers :

- les titres nobiliaires français ne peuvent être régulièrement portés et ne peuvent être donnés à leurs bénéficiaires dans les actes de l'état civil qu'en vertu d'un arrêté d'investiture pris par le garde des Sceaux en application de l'acte royal ou impérial qui les a, à l'origine, conférés. Aucun autre mode de preuve ne peut être accepté par l'officier de l'état civil ;
- une personne de nationalité étrangère peut demander l'inscription sur les actes de l'état civil français le concernant d'un titre de noblesse qui lui a été conféré dans l'État dont elle est le ressortissant. L'officier de l'état civil doit, dans ce cas, solliciter les instructions du parquet, lequel vérifiera le droit du requérant à porter le titre qu'il revendique. L'intéressé doit en apporter la preuve conformément aux lois et règlements du pays considéré (IGREC, n° 127-2).